Chức năng tổ chức là gì? Nguyên tắc cơ bản của tổ chức quản trị

Tintucthitruong.net – Để tạo được những điều kiện thuận lợi cho sự mở rộng được đa dạng hóa tổ chức thì không thể nào bỏ qua việc chức năng tổ chức.

Vậy cụ thể thì chức năng tổ chức là gì? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu ngay sau đây nhé!

Chức năng tổ chức là gì?

Chức năng tổ chức – Organizational functions là việc chọn lựa những công việc và giao công việc cho mỗi bộ phận một người chỉ huy, người chỉ huy đó sẽ có chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm cần thiết để thực hiện, hoàn thiện mục tiêu của tổ chức đã đặt ra trước đó.

Bản chất chức năng tổ chức

– Với cách hiểu trên, chức năng tổ chức thường được biểu hiện là cơ cấu tổ chức quản trị.

– Cơ cấu tổ chức quản trị là tổng hợp các bộ phận khác nhau, được chuyên môn hóa và có những trách nhiệm, quyền hạn nhất định, được bố trí theo những cấp nhằm bảo đảm thực hiện các chức năng quản trị và phục vụ mục tiêu chung đã xác định.

Tham khảo thêm: Lạm phát là gì? Nguyên nhân của sự lạm phát

Chức năng tổ chức chính là hình thức thiết lập một hệ thống các vị trí cho các cá nhân và bộ phận. Sao cho các cá nhân, bộ phận có thể phối hợp với nhau một cách tốt nhất để đạt mục tiêu đã định.

Vai trò của chức năng tổ chức là gì?

Chức năng tổ chức giúp cho các hoạt động, các phương án được lập ra trước đó hay còn còn gọi là mục tiêu biến thành hiện thực. Chức năng tổ chức đóng vai trò quyết định sự thành bại của mọi tổ chức. Bởi tất cả các quyết định quản lý, kế hoạch, hoạt động, hiệu suất…đều phải được tổ chức phân bổ thực hiện một cách khoa học.

Chức năng tổ chức giúp cho bộ máy sản xuất đảm bảo nề nếp, có sự nhịp nhàng phối kết hợp với các bộ phận khác đảm bảo sự kỷ luật. Từ đó thúc đẩy mỗi cá nhân phát huy sở trường của mình. Nếu như bộ máy tổ chức không được thiết kế phù hợp thì có thể khiến cho hoạt động của tổ chức kém hiệu quả và gặp nhiều khó khăn.

Có thể tóm tắt vai trò của chức năng tổ chức như sau:

Chức năng tổ chức sẽ thực hiện xây dựng và hoàn thiện bộ máy quản lý cùng với cơ chế vận hành và sự phối kết hợp giữa các bộ phận với nhau.
Trong hoạt động quản lý, tổ chức quản lý nhằm phát huy cao nhất các tiềm năng và khả năng của từng thành viên. Từ đó thúc đẩy các thành viên có thể phát huy tốt các tiềm lực của mình để thúc đẩy đạt mục tiêu chung.
Phối hợp các sức mạnh riêng lẻ thành một hợp lực để đạt được mục tiêu trong thời gian ngắn. Các thành viên trong cùng tổ chức kết hợp nhịp nhàng với nhau vừa tiết kiệm thời gian, vừa tiết kiệm tài chính. Khi đạt được kết quả chung trong thời gian ngắn thì tất cả các thành viên đều sẽ được hưởng lợi.
Đảm bảo tính hiệu lực và hiệu quả của hoạt động quản lý. Một tổ chức có phát triển hoàn thiện và từng bước đạt được thành công đều phải dựa vào chức năng tổ chức quản lý logic.

Mục tiêu của công tác tổ chức

Mục tiêu của công tác tổ chức là gì? Có thể nói mục tiêu tổng quát nhất của công tác tổ chức là thiết kế được một cấu trúc tổ chức vận hành một cách hiệu quả nhằm đạt được những mục tiêu mà tổ chức đã xác định. Cấu trúc tổ chức phù hợp nghĩa là hình thành nên cơ cấu quản trị cho phép sự phối hợp các hoạt động và các nỗ lực giữa các bộ phận và các cấp tốt nhất.

Những mục tiêu cụ thể

Đối với công việc tổ chức mà các tổ chức thường hay nhắm tới là: (1) Xây dựng một bộ máy quản trị gọn nhẹ và có hiệu lực; (2) Xây dựng nếp văn hóa của tổ chức lành mạnh; (3) Tổ chức công việc khoa học; (4) Phát hiện, uốn nắn và điều chỉnh kịp thời mọi hoạt động yếu kém trong tổ chức; (5) Phát huy hết sức mạnh của các nguồn tài nguyên vốn có; (6) Tạo thế và lực cho tổ chức thích ứng với mọi hoàn cảnh thuận lợi cũng như khó khăn ở bên trong và bên ngoài đơn vị.

Cũng như mọi loại mục tiêu quản trị khác

Mục tiêu của công tác tổ chức phải khoa học, khả thi, phải phù hợp với hoàn cảnh thực tiễn. Khác với yêu cầu về các loại mục tiêu quản trị khác, yêu cầu đối với các mục tiêu về tổ chức là phải tuân thủ những qui luật khách quan đặc thù của công tác tổ chức. Ví dụ như qui luật về tầm hạn quản trị, qui luật về cấu trúc tổ chức, qui luật về phân chia quyền hạn, bổ nhiệm, đề cử, đề bạt, thăng chức v.v…

Nguyên tắc cơ bản của tổ chức quản trị

Để tổ chức quản trị hiệu quả cần phải thực hiện theo nguyên tắc cơ bản sau:

Nguyên tắc thống nhất chỉ huy: mỗi một cá nhân sẽ có một cấp trên và chỉ sẽ nghe chỉ lệnh của cấp trên đó mà thôi. Việc cùng lúc tiếp thu nhiều sự chỉ đạo từ nhiều phía sẽ làm giảm hiệu suất công việc và không đạt được kết quả tối ưu nhất.
Nguyên tắc gắn liền với mục tiêu: toàn bộ máy tổ chức chỉ được xây dựng khi có chung một mục tiêu, nhiệm vụ
Nguyên tắc hiệu quả: bộ máy của tổ chức phải có kết quả hoạt động cao nhất với tiêu chí thấp nhất
Nguyên tắc cân đối: các bộ phận xây dựng phải cân đối giữa quyền hành và trách nhiệm. Phải cân đối khối lượng công việc giữa các bộ phận.
Nguyên tắc linh hoạt: tổ chức phải thích nghi, đáp ứng được với những biến động của môi trường bên ngoài. Chỉ cần thị trường có sự biến động phải ngay lập tức đề xuất phương hướng giải quyết, khắc phục để ổn định hoạt động kinh doanh, sản xuất.

Chức năng tổ chức đóng vai trò quan trọng trong sự thành công của mọi tổ chức. Do đó người quản lý phải thực sự là người sáng suốt và có sự nhạy bén để nhận định thị trường và có sự thay đổi phù hợp với biến động. Cần luôn luôn theo sát sự khoa học và sự thấu hiểu để thúc đẩy các thành viên phát huy năng lực bản thân một cách hiệu quả nhất.

Tầm hạn quản trị

Tầm hạn quản trị, hay còn gọi là tầm hạn kiểm soát, là khái niệm dùng để chỉ số lượng nhân viên cấp dưới mà một nhà quản trị có thể điều khiển một cách tốt đẹp nhất, nghĩa là quản trị, giao việc, kiểm tra hướng dẫn, lãnh đạo nhân viên dưới quyền một cách thỏa đáng, có kết quả.

Tầm hạn quản trị nhận được sự quan tâm rất lớn đối với những nhà nghiên cứu quản trị. Mặc dù không thể đưa ra con số tầm hạn quản trị bao nhiêu là lý tưởng nhất nhưng theo kinh nghiệm quản trị, tầm hạn quản trị tốt nhất cho một nhà quản trị trung bình trong khoảng 4 – 8 nhân viên thuộc cấp. Tuy nhiên, con số này có thể tăng lên đến 12 hay 16 trong trường hợp nhân viên dưới quyền chỉ làm những việc đơn giản, và rút xuống còn 2 – 3 người khi công việc mà cấp dưới trực tiếp của nhà quản trị phải thực hiện là phức tạp.